Você ainda tem problemas com o acúmulo de papéis? Fica na dúvida se os dados da sua empresa estão seguros? Tem dificuldade de encontrar e administrar informações ou em mapear, gerenciar e padronizar os processos do dia a dia?

Você já ouviu falar em gestão de processos? Este é, basicamente, um método para otimizar tarefas e integrar todos os setores de uma empresa. É uma forma de agilizar as atividades rotineiras que fazem a empresa funcionar.

E ao contrário do que você possa imaginar, a implantação da gestão de processos não é complicada. Basta ter disciplina e utilizar as ferramentas certas. Atualmente, existem muitos sistemas de gestão que podem te ajudar a melhorar a qualidade dos processos organizacionais, como o agiliza.ai!

Quais os passos para implantar um sistema de gestão?

Se você gosta da ideia, mas tem dúvidas de como começar, nós te ajudamos! Montamos um passo a passo para você iniciar o quanto antes a implantação de processos na sua empresa. Vamos lá?

1º passo: mapeie as atividades

Quando falamos em gestão, a organização é tudo. Por isso, antes de pensar em qual sistema você vai utilizar, você deve mapear os processos da sua empresa. Isso vai depender do segmento e do mercado em que você atua.

Faça um mapa de todos os setores, das funções de cada colaborador e, principalmente, um mapa das atividades com as descrições de cada uma. Assim, você poderá ter uma visão macro do seu negócio e analisar quais atividades podem ser melhoradas ou até mesmo descartadas.

Este é o momento mais estratégico, em que você analisará toda a rotina da empresa e identificará os problemas.

2º passo: escute e motive a equipe

Como falamos logo acima, a gestão de processos envolve a integração de todos os colaboradores da empresa. Para tornar as atividades mais eficientes, é preciso que todos participem ativamente, que colaborem com as novas propostas. Isso exige empenho! Por isso, é essencial que você promova a comunicação dentro da empresa. Inclua os funcionários nas discussões, pergunte o que pode ser melhorado e escute o que eles têm a dizer. A análise feita está bacana? Algo precisa ser melhorado? Você precisa motivá-los e treiná-los para que tudo flua bem! Em uma empresa, um processo depende do outro, ou seja, tudo funcionará melhor com uma equipe engajada!

3º passo: defina metas e indicadores

Chegou o momento de definir metas e indicadores para a sua empresa. O que você quer alcançar? É a partir disso que você terá um norte para acompanhar e analisar os processos aperfeiçoados daqui em diante. Afinal, em um sistema de gestão as melhorias devem ser constantes! Lembre-se sempre disso! Só assim você conseguirá propor melhorias e continuar inovando.

4º passo: monte um novo modelo de processos

Com base em todas as informações que você coletou, defina o modelo de trabalho ideal. O que pode ser feito para diminuir a burocracia? O que é necessário para agilizar o dia a dia dos funcionários? Como deixar os dados seguros? Como gerenciar as atividades e potencializar a qualidade? Você deve pensar nessas questões para montar um modelo ideal de como o seu negócio deve funcionar.

5º passo: escolha um bom software de gestão

Agora, sim, chegou o momento de selecionar um software que te auxiliará em toda a gestão de processos. Esta é a etapa mais importante! Você precisa de um sistema que supra suas necessidades, que seja intuitivo e fácil de usar. Assim, você conseguirá aplicar o seu modelo de negócios dentro do sistema, integrando toda a equipe nas atividades e otimizando toda a operação.

O agiliza.ai permite mapear e automatizar rapidamente processos de negócios que são executados manualmente, em papel ou planilhas, reduzindo falhas de processo, garantindo acesso rápido a informações e reduzindo o tempo dedicado a tarefas de captura de informações de campo, acompanhamento e conferência.

Nós atendemos uma variedade de segmentos, pois o aplicativo é totalmente personalizável. Com o nosso software, você aumenta a qualidade na execução das atividades, potencializa a produtividade, otimiza tempo, reduz a ociosidade e o desperdícios, aumenta a rentabilidade e ainda tem flexibilidade de integrar o sistema com os principais ERPs do mercado.

É um sistema de gestão intuitivo completo que centraliza seus processos, gera agilidade com muito mais segurança e redução de custos.

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