Toda empresa deseja crescer! Mas, para isso, é preciso um bom planejamento. Você já pensou, por exemplo, em otimizar os processos corporativos?

Seja qual for o tipo do seu negócio, em poucos passos, é possível ter mais agilidade, segurança e, ainda por cima, reduzir os custos. Parece um bom caminho em direção ao sucesso, né? Quer saber mais? Vamos te explicar nas próximas linhas!

Mapeie os processos
O primeiro passo para otimizar os processos é você identificar quais são, como eles funcionam dentro da sua empresa. Essa é a primeira análise que deverá ser feita.
O mapeamento de processos trata exatamente disso: é uma prática que visa entender quais são os processos e suas respectivas etapas, descrevendo e relacionando cada uma das pessoas envolvidas, os materiais necessários e os produtos ou serviços resultantes.
Dessa forma, busca-se um melhor entendimento de tudo que compõe o processo, identificando os pontos fracos e fortes com a finalidade de melhorar o desempenho organizacional.

Promova o diálogo e crie o mapa ideal
Para fazer esse mapeamento, reúna os profissionais, faça entrevistas e observe como cada atividade é realizada. Busque identificar problemas! Após compilar todas as informações, faça a representação desse fluxo de atividades: fluxogramas, mapas e diagramas ajudam a tornar tudo mais visual.
Depois, mostre para a equipe, converse, promova um diálogo. Veja se está correto, se há pontos a serem acrescentados e incentive uma análise crítica: o que pode ser melhorado? É muito importante que todos os colaboradores participem deste processo com críticas e sugestões para que, juntos, vocês consigam melhorar este mapa, para criar o mapa ideal.

Crie um POP
Após ter todos os processos corporativos bem definidos, chegou a hora de padronizar esses processos através de um POP! Você sabe o que é isso? O Procedimento Operacional Padrão é um documento utilizado amplamente nas empresas. Isso porque ele ajuda a manter os times alinhados, uma vez que especifica os passos que devem ser dados para que as tarefas sejam executadas adequadamente.
O principal objetivo desse roteio é elevar a produtividade e evitar o desperdício de recursos, ou seja, com o POP você conseguirá padronizar e otimizar os processos corporativos!
Para aplicar o Procedimento Operacional Padrão na sua empresa, você deve seguir alguns passos:

– Dê um nome ao POP
Parece óbvio, mas é importante escolher um nome para cada documento. Decida como vai chamar este processo, deixe claro a tarefa que será abordada e qual o objetivo do documento. Lembre-se que a informação deve ser direta!

– Acrescente informações e referências
Nesta etapa, acrescente as informações necessárias no documento, detalhe siglas – caso haja, e anexe referências que podem auxiliar na rotina de trabalho, como um manual de instrução, normas, códigos.

– Defina o local de aplicação
Em qual local essa padronização acontecerá? Em qual setor, qual departamento? Deixe claro onde que essas regras serão aplicadas.

– Defina as tarefas e os responsáveis
Agora, é importante que você retome aquele mapa que foi feito anteriormente, ele servirá como base nesta etapa. Separe quem são os responsáveis e quem são os executores de cada tarefa.

– Descreva cada processo
Este é o passo mais importante na criação de um POP! Aqui, você vai descrever o passo a passo que deverá ser seguido em cada processo. Estruture essa parte em um checklist: isso tornará o documento mais prático para ser seguido.

– Defina prazos e acompanhe os resultados
Depois, é importante você definir os prazos de cada tarefa. Acompanhe diariamente os processos para saber se tudo está sendo seguido da forma documentada, se os resultados estão dentro do esperado. Caso não estejam, é hora de identificar os problemas e conversar com a equipe.
O POP, por si só, é capaz de aumentar a qualidade dos processos, diminuir a taxa de erros e melhorar a produtividade! Mas o que é bom, pode ficar ainda melhor! Quer saber como?

– Insira o POP em um software completo
A tecnologia está aí para facilitar ainda mais a sua vida! Para ter mais agilidade e garantir a eficiência, você pode incluir o POP dentro de um sistema. Assim, fica muito mais fácil para documentar, gerenciar e controlar todos os processos corporativos.
No sistema, você poderá construir cada etapa, anexar arquivos, se comunicar rapidamente com os colaboradores, acompanhar os prazos, enviar e receber relatórios e o melhor: terá um checklist completo para não deixar nenhum detalhe escapar. É a forma mais eficiente de padronizar e otimizar os processos corporativos!

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