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6 Dicas

No mundo corporativo, os processos são uma série de atividades que visam alcançar determinado objetivo.

Tratam-se de várias etapas estabelecidas pela empresa para que ela chegue aos resultados desejados.

Os processos empresariais definem as rotinas e os fluxos de trabalho, tornando-os mais uniformes e assertivos. Todos eles devem estar em sinergia: marketing, atendimento, qualidade do produto ou serviço, pós-venda, etc.

Abaixo apresentamos 6 dicas essenciais para conduzir os processos da sua empresa!

  1. Mapeie os processos

Antes de definir qualquer processo, é necessário que todos eles sejam mapeados. Isso servirá para que todas as atividades sejam analisadas e correlacionadas. Além disso, tê-los listados permite que cada um seja mais bem entendido. Se não for possível mapear todos os processos, tenha pelo menos os mais importantes à mão.

  1. Monitore processos

Para saber como definir processos internos, é interessante que eles sejam monitorados. Como existem entradas e saídas, deve-se saber se os resultados esperados estão acontecendo ou não. Essa informação será muito útil na manutenção ou melhoria deles, como veremos nos demais tópicos.

Esse monitoramento pode ser feito utilizando técnicas de big data, por exemplo. Existem muitas ferramentas no mercado que permitem uma análise profunda dos resultados que cada processo entrega. Isso ajuda, e muito, em um acompanhamento eficiente dos processos e de suas saídas!

Outra forma de monitorar processos com eficácia é por meio de técnicas reconhecidas no mercado. Uma das formas de fazer isso é pelo People Analytics, técnica que é focada no desenvolvimento de pessoas, mas que envolve a atuação de processos internos.

  1. Aperfeiçoe processos já existentes

Havendo uma monitoração adequada dos processos, será possível melhorar cada um deles nos pontos em que há maior necessidade. Veja um exemplo prático:

Em uma empresa de suporte em TI, existe o processo de atendimento de chamados. Ele tem um SLA que precisa ser mantido nos padrões ideais. No entanto, após uma avaliação do processo atual, percebe-se que existem muitos chamados simples que não são fechados dentro do prazo.

No caso citado acima, a análise do processo mostrará que uma mudança futura necessária será a de ter mais atenção ao tempo-limite de atendimento dos chamados. Isso mostra como avaliar processos permite que os já existentes sejam aperfeiçoados.

  1. Identifique falhas

Assim como falado acima, quando você analisa os processos já existentes, é mais fácil que os problemas e falhas sejam encontrados. 

No exemplo, mostramos como um processo específico poderia ser melhorado, mas uma empresa tem muito mais do que apenas um processo.

Nesse caso, é interessante que exista uma preocupação com as falhas encontradas. Problemas podem estar relacionados a uma indisponibilidade de recursos ou tarefas mal mensuradas, por exemplo. 

Sendo assim, é necessário atuar na causa-raiz do problema, trabalhando em soluções que mitiguem os erros em cada processo.

  1. Formalize processos

Talvez a empresa até tenha processos mapeados e bem definidos, mas peque na hora de comunicá-los a cada equipe ou indivíduo. Para que isso não aconteça, invista em uma comunicação eficiente. Ter cada processo documentado e atualizado é uma das formas que podem levar a uma formalização correta.

Sabemos que documentar é um processo difícil, principalmente na área de TI. Entretanto, é necessário um esforço para que essa boa prática possa ser seguida. Uma forma de criar essa cultura é por meio da metodologia OKR, que pode auxiliar na elaboração de um processo de documentação eficiente.

  1. Automatize

Quando trabalhamos com processos, a tecnologia pode ser uma grande aliada para que tenhamos resultados satisfatórios.

Um exemplo disso é utilizar um software de gestão. Com esse sistema, a empresa consegue centralizar os processos, gerar agilidade e reduzir custos, além de deixar de acumular papéis e reduzir a ociosidade.

Portanto, para as empresas, ter processos adequados, simples, inteligentes e digitais significa expressivo ganho em: produtividade, tempo, rentabilidade e fortalecimento da estratégia do negócio.

Conte com o Agiliza.ai para te ajudar a inovar em seus processos e otimizar o seu tempo e o tempo da sua equipe!

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